Contoh Surat Peringatan Karyawan
Surat peringatan adalah teguran resmi dari perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran disiplin atau kinerja, biasanya diberikan bertingkat: SP1 (peringatan pertama), SP2 (peringatan kedua), hingga SP3 (peringatan terakhir sebelum tindakan lebih lanjut). Surat ini penting sebagai dokumentasi resmi proses pembinaan karyawan. Pilih tingkat peringatan yang sesuai, isi data pada formulir, dan teks surat akan otomatis menyesuaikan.
Peringatan pertama, untuk pelanggaran awal yang masih bisa dibina.
[Nama Perusahaan]
SURAT PERINGATAN PERTAMA
[Nomor Surat]
Yang bertanda tangan di bawah ini, [Nama Lengkap], selaku [Jabatan] di [Nama Perusahaan], dengan ini memberikan Surat Peringatan Pertama (SP-1) kepada:
Nama: [Nama Karyawan]
Jabatan: [Jabatan Karyawan]
Departemen: [Departemen Karyawan]
Sehubungan dengan pelanggaran yang telah dilakukan, yaitu:
[Uraian Pelanggaran]
Pelanggaran tersebut bertentangan dengan peraturan perusahaan yang berlaku. Surat peringatan ini diberikan sebagai bentuk pembinaan agar Saudara/i dapat memperbaiki sikap dan kinerja kerja ke depannya.
Kami berharap hal ini menjadi perhatian dan tidak terulang kembali. Apabila pelanggaran serupa terulang, perusahaan akan mempertimbangkan tindakan lebih lanjut sesuai peraturan perusahaan yang berlaku.
Demikian surat peringatan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Kota], [Tanggal Surat]
[Nama Perusahaan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
Hal yang Perlu Diperhatikan
- •Uraikan pelanggaran secara spesifik dan faktual (tanggal, kejadian, dampaknya), bukan opini subjektif, supaya surat kuat secara administratif jika suatu saat dipermasalahkan.
- •SP umumnya diberikan bertingkat (SP1 → SP2 → SP3) untuk pelanggaran yang berulang, meski masa berlaku tiap SP bisa berbeda tergantung peraturan perusahaan — periksa kembali peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama (PKB) Anda.
- •Sertakan rujukan ke peraturan perusahaan atau perjanjian kerja yang dilanggar, supaya surat punya dasar yang jelas.
- •Berikan salinan surat kepada karyawan yang bersangkutan dan minta tanda tangan sebagai bukti telah diterima. Kalau karyawan menolak menandatangani, catat penolakan tersebut secara tertulis.
- •SP3 biasanya menjadi peringatan terakhir sebelum perusahaan mempertimbangkan tindakan lebih lanjut — pastikan proses SP1 dan SP2 sebelumnya sudah terdokumentasi dengan baik.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa beda SP1, SP2, dan SP3?
Ketiganya sama-sama surat peringatan, bedanya di tingkat keseriusan dan riwayat pelanggaran. SP1 untuk pelanggaran pertama kali, SP2 untuk pelanggaran yang berulang setelah SP1, dan SP3 adalah peringatan terakhir yang biasanya menyebutkan konsekuensi lebih tegas jika pelanggaran terulang lagi.
Berapa lama masa berlaku sebuah surat peringatan?
Ini berbeda-beda tergantung peraturan perusahaan masing-masing, umumnya berkisar beberapa bulan hingga satu tahun. Periksa kembali peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama (PKB) yang berlaku di perusahaan Anda.
Apakah karyawan wajib menandatangani surat peringatan?
Idealnya ya, sebagai bukti surat telah diterima dan dibaca. Namun jika karyawan menolak menandatangani, perusahaan sebaiknya tetap mencatat penolakan tersebut secara tertulis, misalnya disaksikan oleh pihak lain.
Apakah SP3 otomatis berarti pemutusan hubungan kerja (PHK)?
Tidak otomatis, tetapi SP3 umumnya menjadi peringatan terakhir — apabila pelanggaran serupa terulang setelah SP3 diterbitkan, perusahaan biasanya berhak mempertimbangkan PHK sesuai peraturan perusahaan dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.
Apakah surat peringatan bisa langsung diberikan tanpa teguran lisan terlebih dahulu?
Bisa, tergantung tingkat keseriusan pelanggaran dan kebijakan perusahaan. Untuk pelanggaran ringan, banyak perusahaan memberi teguran lisan terlebih dahulu sebelum SP tertulis, tetapi ini bukan keharusan mutlak di semua kasus.